Blog / News
Welches ist das passende Projektmanagement-Tool?

Welches ist das passende Projektmanagement-Tool?

Eine Übersicht im Dschungel der tausend Software-Lösungen

Der Markt an Software, Tools, Apps und Anwendungen, die die Projektarbeit einfacher und angenehmer machen sollen, ist überflutet. Auch hier zeigt die Digitalisierung ihre Auswirkungen, denn mit steigender Nachfrage an Diensten, die es erlauben, sich digital zu organisieren, steigt auch das Angebot. Doch zwei Fragen brennen in diesem Kontext für jedes Projektteam und jedes Unternehmen, die sich mit der PM-Thematik auseinandersetzen wollen, möchten oder müssen:

1. Ab wann brauche ich eigentlich eine Projektmanagement-Software?

2. Wie finde ich das richtige Projektmanagement-Tool für meine Anforderungen?

Dieses Gewirr an Optionen möchten wir für Sie lüften.

Definieren Sie, was sie möchten!

Der Dschungel an Optionen ist dicht und unübersichtlich. Er reicht von einfachen Tools mit wenig Individualisierungsmöglichkeiten über spezifische Anwendungen für konkrete Use Cases bis hin zu komplexen, agilen Lösungen, die jede nur denkbare Variable einbeziehen. Sich hier zurechtzufinden ist schwierig, wenn man seine Anforderungen nicht selbst genau kennt.

Das A und O ist also zunächst die Feststellung: “Ja, wir brauchen ein PM-Tool” und im zweiten Schritt dann die Konkretisierung der eigenen Anforderungen. Nur wer genau sagen kann, wie er seine Projekte digital führen möchte, findet auch die passende Software-Lösung dafür.
 

Projektmanagement-Tool Ziele setzen

Warum wollen Sie ein Projektmanagement-Tool einsetzen? Was erhoffen Sie sich davon?
Illustration by Stories by Freepik

Was sind Gründe für die Einführung einer Projektmanagement-Software?

Beginnen wir dafür mit einer sehr simplen Grundlage: Warum möchten Sie ein PM-Tool? Wichtige Gründe könnten beispielsweise sein:

  • Die Vermeidung von Risiken, Problemen oder Fehlern in der Projektarbeit
  • Reduktion von Aufwand und Mühen
  • Einsparungen bei Zeitaufwand und Geld
  • Vereinfachung der kollaborierenden Arbeit innerhalb eines Projektes
  • Qualitätssicherung bei der Projektumsetzung

Wer sich und seine Projektanforderung in einem dieser Gründe wiederfindet, hat den wichtigsten Schritt getan und kann nun tiefer einsteigen in die eigenen Anforderungen, die man an das Tool setzt. Dazu hilft eine Kategorisierung des Marktes und die Beantwortung der Frage: Für welche Anwendungsfälle gibt es eigentlich Projektmanagement-Tools? Können diese meine Probleme lösen und Prozesse vereinfachen?
 

Welche Kategorien von PM-Tools gibt es?

In der Regel sind Toolkomponente wie Planung, Controlling, Kommunikation und Ressourcenmanagement Teil jeder allgemeinen PM-Software. Je nach Anforderung, Projektart und Anwendungsfall werden diese vielfältig ergänzt.

  • Planungssoftware / Zeitplanung
  • Ressourcenverwaltung (Einteilung von Mitarbeitern, Zuteilung von Maschinen, Bestandssichtung von Materialien)
  • Controlling-Tools (Aufwandserfassung, Budgetkontrolle, Terminplanungsassistenz)
  • Wirtschaftlichkeitssoftware (Qualitätsmanagement, Kosten-Nutzen-Modelle, ...)
  • Projektkommunikation (Themenchats, Videocalls, Virtuelle Teammeetings, Minutes of the meeting)
  • Reportings und Auswertung

Nicht in jedem Projekt und nicht in jedem Unternehmen werden alle Tools auf einmal benötigt. Je spezifischer man seine Anforderungen definiert hat, umso konkreter kann man Bereiche ausklammern und umso spezifischer kann man ein PM-Tool wählen. Viele Anbieter gehen jedoch bewusst in die Breite und bieten in Baukastensystemen organisierte Lösungen an, sodass man, wenn das benötigt wird, alle Projektprozesse über eine Software abbilden kann. Dieser enorme Umfang schlägt sich dann jedoch häufig auch im Preis nieder. Es gilt Flexibilität gegen Bedarf abzuwägen und sich auf dieser Basis für ein Projektmanagement-Tool zu entscheiden.
 

Die richtige Projektmanagement-Software finden

Bei der Findung der passenden PM-Software gilt es, nicht nur die einzelnen Funktionen und Features einzubeziehen. Wichtig sind auch die Rahmenbedingungen, die mit den verschiedenen Stakeholdern geklärt werden sollten. Unter anderem natürlich welchen Kostenrahmen stelle ich mir dafür vor, welches Budget habe ich. Aber auch welches Betriebssystem benötigt wird und welche Schnittstellen und API dafür notwendig sind.

Umgekehrt sind auch anbieterseitig die Bedingungen zu checken: Ist die Plattform cloudbasiert oder eine lokale Installation, wie sind die Pakete geschnürt und wie viele Lizenzen erhält man, mit welchem Support kann ich rechnen und last but not least: Wie sieht es mit Datenschutz aus?

Wir befinden uns also immer noch vor einem großen Berg an Überlegungen, die vorangestellt werden müssen. Bringen wir mal etwas Struktur in die Sache, mit einem Überblick, welche Anbieter es gibt. Natürlich ohne in irgendeiner Form einen Anspruch auf Vollständigkeit zu erheben.

ClickUp

Vorteil

Enormer Funktionsumfang & flexible Darstellungsmöglichkeiten

Support & Kundenservice

24/7 persönlicher Support und Hilfebereich

Sicherheit & Datenschutz

Hosting in den USA; Privacy Shield, DSGVO-konform

Mobile App

Mobil-, Desktop-, Sprach- und Browser-App und weitere Integrationen

Kosten

Kostenloser Plan oder ab 4,42€pro Nutzer

Trello

Vorteil

einfaches Aufgabenmanagement

Support & Kundenservice

Trello-Community; Trello-Support via Chat

Sicherheit & Datenschutz

Hosting in den USA

Mobile App

Mobil-, Desktop- und Browser-App

Kosten

Kostenloser Plan oder ab 9,99$ pro Nutzer

Basecamp

Vorteil

schlichte Benutzeroberfläche

Support & Kundenservice

Tutorial Base; Direkt-Support innerhalb von 2h

Sicherheit & Datenschutz

Hosting in den USA

Mobile App

Mobil-, Desktop- und Browser-App, Mail und weitere Integrationen

Kosten

Flatrate für 99 $ / Monat

Asana

Vorteil

Umfangreiche Projektplattform

Support & Kundenservice

Umfangreiche Support-Plattform

Sicherheit & Datenschutz

Hosting in den USA

Mobile App

Mobile App und weitere Integrationen

Kosten

Kostenloser Plan oder ab 19,99 € pro Nutzer

factro

Vorteil

Vielfältige Projektdarstellungen möglich

Support & Kundenservice

Support per Live-Chat, Telefon und Mail

Sicherheit & Datenschutz

Hosting in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland (DSGVO-konform)

Mobile App

Mobile App mit reduzierten Funktionen

Kosten

Kostenloser Plan oder ab 7,99 € pro Nutzer

Wrike

Vorteil

Datenvisualisierung mit Analytics; Zeiterfassung

Support & Kundenservice

Wrike Wissensdatenbank, Videos, Community, Ticket-System<

Sicherheit & Datenschutz

Hosting in Amsterdam (DSGVO-konform)

Mobile App

Mobil-, Desktop- und Browser-App, Mail und weitere Integrationen

Kosten

ab $9,80 pro Nutzer

Vorteil

Speziell auf agile Softwareentwicklung ausgerichtet; Automation-Engine

Support & Kundenservice

Umfangreiche Support-Plattform durch Hersteller, Community, Dokumentation

Sicherheit & Datenschutz

Hosting in den USA; Privacy Shield (DSGVO-konform)

Mobile App

Jira Cloud Mobile App

Kosten

Kostenloser Plan oder ab 7$ pro Nutzer

Workfront

Vorteil

Umfangreiches Enterprise Tool

Support & Kundenservice

Customer Experience Team; Persönlicher Support ab Onboarding

Sicherheit & Datenschutz

Hosting in den USA

Mobile App

Mobile App mit vielen Integrationen

Kosten

keine Angaben

Projektmanagement muss gelebt werden

Es ist so simpel wie auch schwierig: Nur, wenn das PM-Tool auch genutzt wird, Prozesse gepflegt werden und die Software zum Daily Business eines Projektes gehört, kann es den gewünschten Effekt bringen. Die Einführung eines Tools greift direkt in aktuelle Arbeitsprozesse ein und bedeutet damit viel Veränderung auf vielen verschiedenen Ebenen. Damit das gelingt, braucht es eine gute Vor- und Nachbereitung, um sicherzustellen, dass die Projektmitarbeiter damit entlastet und nicht in ihrer Arbeit behindert werden. Die Art des Projektmanagements muss also gelebt werden und zwar von allen, die Teil des Projektes sind. Damit kann zum einen eine ausführliche Dokumentation stattfinden, aber auch der Überblick behalten werden.

Kurzum: das Projekt kann softwaregestützt erfolgreich abgewickelt werden. Dafür gilt es, mit der Einführung eines PM-Tools auch Regeln im Projektteam zu etablieren. So wird ein allgemeines Verständnis dafür geschaffen, wie das Projekt durchgeführt und reported werden soll.
 

Mehr als reines Projektmanagement - Unternehmensabläufe per Tool steuern

Anhand des Umfangs mancher Tools hat es der ein oder andere beim Lesen sicherlich schon geahnt: Mit einigen PM-Tools ist man nicht auf das reine Projektmanagement beschränkt. Der Funktionsumfang deckt so viele verschiedene Bereiche der alltäglichen Unternehmensarbeit ab, dass es mit den oben genannten Softwarelösungen auf einfachstem Wege möglich wird, viele wichtige Geschäftsprozesse mit nur einer einzigen Software zu steuern, zu zentralisieren und damit auch transparenter zu machen. So wird es möglich, dass Aufgaben gemeinsam betreut werden und die Kommunikation dazu themenspezifisch auch über das Tool laufen kann.

Bei ClickUp beispielsweise lassen sich zusätzlich auch die buchhalterischen Tätigkeiten über die Plattform abbilden, um nur ein Beispiel zu nennen. Damit werden in einem Unternehmen starre Strukturen eingerissen und eine interdisziplinäre Zusammenarbeit möglich - unabhängig davon, welche Fachabteilung gerade involviert ist. Jeder am Prozess Beteiligte kann den Fortschritt mitverfolgen und weiß genau, wann was für ihn zu tun ist. Auf diese Weise können ganze Wertschöpfungsprozesse in nur einem Tool zur Unternehmenssteuerung abgebildet werden.

Prozesse und Unternehmensabläufe steuern und zentralisieren

Eine PM-Software kann oft mehr, als Aufgaben verteilen. Sie kann ganze Unternehmensprozesse und -kommunikationswege revolutionieren.
Illustration by Stories by Freepik
 

Wir sprechen also in vielen Fällen nicht nur von einer reinen Projektmanagement-Plattform, sondern können getrost so weit gehen, zu sagen, dass es sich dabei bereits um einfache ERP-Lösungen handelt, die vor allem für KMU zur internen Strukturierung interessant sein können.


Projektmanagement vom Profi lernen
Magdalena Dunkel
Verfasst von Magdalena Sturm

Content Creation / PR

Ursprünglich veröffentlicht am , aktualisiert am Freitag, 16. Oktober 2020
« vorheriger Artikel
Zurück zur Übersicht