Der Markt an Software, Tools, Apps und Anwendungen, die die Projektarbeit einfacher und angenehmer machen sollen, ist überflutet. Auch hier zeigt die Digitalisierung ihre Auswirkungen, denn mit steigender Nachfrage an Diensten, die es erlauben, sich digital zu organisieren, steigt auch das Angebot. Doch zwei Fragen brennen in diesem Kontext für jedes Projektteam und jedes Unternehmen, die sich mit der PM-Thematik auseinandersetzen wollen, möchten oder müssen:
1. Ab wann brauche ich eigentlich eine Projektmanagement-Software?
2. Wie finde ich das richtige Projektmanagement-Tool für meine Anforderungen?
Dieses Gewirr an Optionen möchten wir für Sie lüften.
Definieren Sie, was sie möchten!
Der Dschungel an Optionen ist dicht und unübersichtlich. Er reicht von einfachen Tools mit wenig Individualisierungsmöglichkeiten über spezifische Anwendungen für konkrete Use Cases bis hin zu komplexen, agilen Lösungen, die jede nur denkbare Variable einbeziehen. Sich hier zurechtzufinden ist schwierig, wenn man seine Anforderungen nicht selbst genau kennt.
Das A und O ist also zunächst die Feststellung: “Ja, wir brauchen ein PM-Tool” und im zweiten Schritt dann die Konkretisierung der eigenen Anforderungen. Nur wer genau sagen kann, wie er seine Projekte digital führen möchte, findet auch die passende Software-Lösung dafür.
Warum wollen Sie ein Projektmanagement-Tool einsetzen? Was erhoffen Sie sich davon?
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Was sind Gründe für die Einführung einer Projektmanagement-Software?
Beginnen wir dafür mit einer sehr simplen Grundlage: Warum möchten Sie ein PM-Tool? Wichtige Gründe könnten beispielsweise sein:
- Die Vermeidung von Risiken, Problemen oder Fehlern in der Projektarbeit
- Reduktion von Aufwand und Mühen
- Einsparungen bei Zeitaufwand und Geld
- Vereinfachung der kollaborierenden Arbeit innerhalb eines Projektes
- Qualitätssicherung bei der Projektumsetzung
Wer sich und seine Projektanforderung in einem dieser Gründe wiederfindet, hat den wichtigsten Schritt getan und kann nun tiefer einsteigen in die eigenen Anforderungen, die man an das Tool setzt. Dazu hilft eine Kategorisierung des Marktes und die Beantwortung der Frage: Für welche Anwendungsfälle gibt es eigentlich Projektmanagement-Tools? Können diese meine Probleme lösen und Prozesse vereinfachen?
Welche Kategorien von PM-Tools gibt es?
In der Regel sind Toolkomponente wie Planung, Controlling, Kommunikation und Ressourcenmanagement Teil jeder allgemeinen PM-Software. Je nach Anforderung, Projektart und Anwendungsfall werden diese vielfältig ergänzt.
- Planungssoftware / Zeitplanung
- Ressourcenverwaltung (Einteilung von Mitarbeitern, Zuteilung von Maschinen, Bestandssichtung von Materialien)
- Controlling-Tools (Aufwandserfassung, Budgetkontrolle, Terminplanungsassistenz)
- Wirtschaftlichkeitssoftware (Qualitätsmanagement, Kosten-Nutzen-Modelle, ...)
- Projektkommunikation (Themenchats, Videocalls, Virtuelle Teammeetings, Minutes of the meeting)
- Reportings und Auswertung
Nicht in jedem Projekt und nicht in jedem Unternehmen werden alle Tools auf einmal benötigt. Je spezifischer man seine Anforderungen definiert hat, umso konkreter kann man Bereiche ausklammern und umso spezifischer kann man ein PM-Tool wählen. Viele Anbieter gehen jedoch bewusst in die Breite und bieten in Baukastensystemen organisierte Lösungen an, sodass man, wenn das benötigt wird, alle Projektprozesse über eine Software abbilden kann. Dieser enorme Umfang schlägt sich dann jedoch häufig auch im Preis nieder. Es gilt Flexibilität gegen Bedarf abzuwägen und sich auf dieser Basis für ein Projektmanagement-Tool zu entscheiden.
Die richtige Projektmanagement-Software finden
Bei der Findung der passenden PM-Software gilt es, nicht nur die einzelnen Funktionen und Features einzubeziehen. Wichtig sind auch die Rahmenbedingungen, die mit den verschiedenen Stakeholdern geklärt werden sollten. Unter anderem natürlich welchen Kostenrahmen stelle ich mir dafür vor, welches Budget habe ich. Aber auch welches Betriebssystem benötigt wird und welche Schnittstellen und API dafür notwendig sind.
Umgekehrt sind auch anbieterseitig die Bedingungen zu checken: Ist die Plattform cloudbasiert oder eine lokale Installation, wie sind die Pakete geschnürt und wie viele Lizenzen erhält man, mit welchem Support kann ich rechnen und last but not least: Wie sieht es mit Datenschutz aus?
Wir befinden uns also immer noch vor einem großen Berg an Überlegungen, die vorangestellt werden müssen. Bringen wir mal etwas Struktur in die Sache, mit einem Überblick, welche Anbieter es gibt. Natürlich ohne in irgendeiner Form einen Anspruch auf Vollständigkeit zu erheben.