In unseren anderen Blogbeiträgen über hilfreiche Tools für das Projektmanagement konnte man bereits einiges über ClickUp und andere Softwarelösungen erfahren. Als cloudbasierte Kollaborationsplattform hat ClickUp einiges zu bieten, um die Produktivität und Effizienz in vielschichtigen Projektteams zu steigern. Es begleitet die beteiligten Mitarbeiter dabei von Beginn bis Projektabschluss, bündelt Daten, Dokumente und Informationen an einem Ort.
Speerspitze für alle Anwendungsfälle
Obwohl vielfach als universeller Allrounder angepriesen, sind wir vor allem davon begeistert, wie sehr spezifische Teams mit ClickUp arbeiten können. Für nahezu jeden Use Case kann die Applikation prozessoptimiert angewendet werden. Um das zu verdeutlichen, möchten wir euch auf eine kleine Reise mitnehmen und in verschiedene Anwendungsbereiche eintauchen.
ClickUp für Human Resources
Das Human Resources Department ist in der Regel ein Bereich, in dem viele verschiedene Menschen aus unterschiedlichen Bereichen zusammenarbeiten, um neue Fachkräfte zu gewinnen, Mitarbeiter zu verwalten, zu betreuen und vieles mehr. Das setzt eine umfangreiche Koordination und Kommunikation der verschiedenen Verantwortlichen voraus. An dieser Stelle zeigt ClickUp seine Stärke für die Nutzer. Wir zeigen euch mal genauer, was wir damit meinen.
Employer Onboarding
Ein neuer Mitarbeiter kommt ins Unternehmen. Der Recruiting-Prozess ist erfolgreich beendet. Um den neuen Mitarbeiter im Unternehmen willkommen zu heißen und erfolgreich auf seinen neuen Job vorzubereiten sind einige Dinge zu klären. Die Koordination des Onboarding-Prozesses kann über ClickUp abgewickelt werden. Notwendige Unterlagen z.B. zum Ablauf des ersten Arbeitstages können vorbereitet, individualisiert und direkt verschickt werden. Über die Task-Zuweisung können spezielle Aufgaben z.B. für die Abrechnung, die Fachabteilung oder Technik zugewiesen werden und mit einem Zieldatum versehen werden. Der HR-Manager behält dabei genau den Überblick, was vor dem ersten Arbeitstag noch getan werden muss. Auch die Einarbeitung in der eigenen, aber auch in anderen Fachabteilungen kann koordiniert werden, sodass für den großen ersten Tag alle Involvierten Bescheid wissen, wann der neue Kollege zur Einarbeitung kommt.
Dokumenten Management
Dokumente aus der HR-Abteilung betreffen häufig alle Mitarbeiter. Beispielsweise Datenschutzerklärungen, Verschwiegenheitsverpflichtungen, Informationen zum mobilen Arbeiten oder Handbücher für den Arbeitsalltag. Eine zentrale Verwaltung dieser Unterlagen ist also essenziell, damit man Anpassungen nicht in vielfacher Form vornehmen muss. Mit ClickUp können Dokumente ganz bequem zentral verwaltet, angepasst und zur Gegenzeichnung an die jeweiligen Mitarbeiter versendet werden. Digital gezeichnete Dokumente liegen dann unmittelbar zur Einsicht und rechtlichen Dokumentation bereit.
Employer Training
Wenn Mitarbeiter in regelmäßiger Frequenz Schulungen absolvieren sollen und Trainings nachweisen müssen, kann ClickUp zum einen dazu eingesetzt werden, die Termine an die entsprechenden Mitarbeiter zu koordinieren, Schulungsunterlagen im Termin bereitzustellen und zu tracken, welcher Mitarbeiter wann seine nächste Schulung machen muss. So kann für wichtige Weiterbildungen auch der Nachweis der Frequenz erbracht werden, falls er behördlich gefordert wird.
Bewerbungsformulare
Bewerbungsformulare lassen sich direkt in ClickUp erstellen und auf der eigenen Webseite einbinden. Geht eine Bewerbung darüber ein, werden automatisch Bewertungskarten des Bewerbers angelegt und so eine Einordnung der Qualifikation direkt im Tool möglich gemacht.
Kandidatenverwaltung
Über die Darstellung aller eingegangenen Bewerbungen als Liste kann man direkt auf den ersten Blick einsehen, welcher Kandidat am besten qualifiziert ist. Individuelle Ergänzungen lassen sich ganz einfach hinzufügen, sodass ein umfangreiches Gesamtbild des Bewerbers entstehen kann und potenzielle Kandidaten direkt an die Fachabteilung zugewiesen werden können.
Im Verlauf eines Angestelltenverhältnisses kommt es regelmäßig zur Zusammenarbeit und zum Austausch mit den Kollegen aus der Personalabteilung. ClickUp unterstützt in jeder einzelnen dieser Phasen mit integrierten Systemen und kollaborativer Abwicklung. Durch die Integration anderer Applikationen in ClickUp wie Cloud-Speicherlösungen, Kalendern oder Kommunikationssystemen können sich die verschiedenen Tools vernetzen und Datenflüsse ermöglichen. Dadurch wird ClickUp zur sinnvollen Erweiterung der genutzten Tools und nicht zur x-ten Software, die eigenständig und aufwändig betrieben werden muss.
ClickUp für Marketing
Kommen wir zu einem gänzlich anderen Anwendungsbereich von ClickUp als Projektmanagement-Software. In Marketing und Werbung ist man oft getrieben von KPIs und data-driven Optimization. Dabei könnte alles so einfach sein, denn ClickUp stellt mit seinen Individualisierungsoptionen genau die passenden Tools zur Verfügung, um alles zentral über die Plattform zu steuern: Aufgaben, Kampagnen, Dokumente und Kunden.
Kreative Kampagnenplanung
Am Beispiel einer Kampagnenplanung kann man das gut verdeutlichen. Hier laufen Kreation, Strategie, Kommunikation, Zeitmanagement, Optimierung und Controlling zusammen. Während sich das interne Projektteam über ClickUp organisiert, Aufgaben setzt und zuweist, kümmern sich Texter und Kreative um die optische und inhaltliche Umsetzung. Freigaben für den erstellten Content kann man sich vom Kunden ganz bequem per Link einholen, denn die Kollaboration ist bei ClickUp nicht auf Interne beschränkt.
Geordnete Dateien und Aufgaben
Kommentare, Feedback und Revisionen können gezielt zum jeweiligen Dokument verfasst und im Anschluss neue Aufgaben darauf erstellt werden. Alle Daten und Dokumente werden im ClickUp Projekt zentral abgelegt, sodass alle Projektmitarbeiter darauf Zugriff haben. Der genaue Zeitplan für Aufgaben und die Kampagne selbst kann schön visualisiert auf ClickUp eingesehen werden, sodass man mit nur einem Blick sieht, in welchem Zeitpunkt der Planungen man sich gerade befindet. Das Schöne daran ist, dass auch Abhängigkeiten zwischen Aufgaben darin angezeigt werden können.
Analyse und Auswertung
Nicht zuletzt die Budgetplanung wird vereinfacht. Zeiterfassung nach Projekt, externe Ausgaben und weitere Investitionen werden einfach erfasst und ermöglichen es so am Ende ganz einfach einen ROI zu ermitteln, ohne an allen Ecken und Enden nach Belegen suchen zu müssen. So ergibt sich ein einfaches Gesamtbild aller komplexen Zusammenhänge und macht die Arbeit für Beteiligten einfacher. Und auch hier schaffen Integrationen der gängigen Marketingtools Synergieeffekte für das Projekt.
ClickUp für Buchhaltung
Es macht nicht nur Spaß Geld zu verdienen, es macht auch Spaß zu sehen, wie stark man Umsätze steigern oder wie weit man seine Finanzziele erbringen konnte. Damit der Verwaltungsaufwand dafür in geringem Maße bleibt, kann es auch hier wieder nützlich sein, auf eine einzige Verwaltungssoftware zu setzen. ClickUp wird im Finanzwesen damit zum zentralen Tool. Auch im Anwendungsfall Finanzbuchhaltung wird damit deutlich, wie flexibel das System auf die individuellen Anforderungen reagieren kann.
Individuelle Dashboards
Mit einer speziell für den Use Case der Buchhaltung ausgelegten Dashboard kann man auf einen Blick sehen, wie die Gelder im Unternehmen fließen, welche Ausgaben und welche Kostenstellen hohe Kostentreiber sind. Auch verschafft das Dashboard einen Überblick, welche Budgets an welche Kostenstelle zugewiesen sind und ermöglicht es so auch, schnelle Entscheidungen für Umverteilungen im Sinne der Finanzstrategie treffen zu können.
Automatisiertes Rechentool
Am meisten könnte man diesen Bereich von ClickUp wohl mit dem altbekannten Excel vergleichen. In einem listenartigen System können numerische Daten durch das leistungsstarke Tool berechnet werden. Dafür werden sogenannte Formelfelder genutzt, die Zahlen, Daten und Zeiten über Formeln automatisiert berechnen, beispielsweise eine Kostenrechnung für eine Produktbestellung.
Zahlungsfristen und Erinnerungen
Vor allem in der Buchhaltung spielen Fristen eine große Rolle, denn oft hängen Skonto oder Verlängerungsgebühren an diesen Daten. ClickUp bietet die Möglichkeit, Rechnungen und Zahlungen als wiederkehrende Aufgaben anzulegen. Sobald die Aufgabe als erledigt markiert ist, erstellt das System automatisch eine neue Aufgabe für den nächsten Monat.
Prognosen und Jahresplanung
Ist das System einmal mit ausreichend validen Zahlen “gefüttert” können Einnahmen und Ausgaben aufgerechnet werden. Daraus entstehen Prognosen auf Jahres- oder Monatsbasis, die Schwankungen z.B. durch Sommerpausen oder Weihnachtsgeschäft bereits mit einbeziehen und eine genauere Jahresplanung ermöglichen.
Steuervorbereitung
ClickUp kann als Belegverwaltungssystem genutzt werden. Quittungen, Einkäufe und Steuerunterlagen können zentral in ClickUp gesammelt werden. Somit wird es einfach, auf Anfragen des Fiskus zu reagieren, denn alles liegt bereits in ClickUp parat.
ClickUp für Sales Management
Einen weiteren Use Case möchten wir noch kurz vorstellen, denn das Sales-Departement ist in vielen Unternehmen eines, in dem Projektmanagement perfektioniert wird oder werden muss. Hier kommen häufig zahllose Tools zum Einsatz, die alle individuell einen Bereich des Sales-Funnels abdecken. Viel zu oft wird der Sales Manager zum Verwalter, um Listen zu pflegen, Kontakte nachzuhalten und alles auch in jedem eingesetzten Tool zu hinterlegen. Vor allem, wenn nicht nur ein Verkaufsberater bei einem Kunden tätig ist, kommt es häufig zu Misskommunikation und Fehlern. ClickUp führt diese Prozesse zusammen und hilft dabei, die Verwaltung jeder Phase eines Verkaufsprozesses zu vereinfachen.
Remote Work
Das beginnt bereits bei der Möglichkeit des Salesteams, gemeinsam an den Aufgaben zu arbeiten, sie mit Kommentaren zu versehen und so miteinander zu kommunizieren. Jedes Teammitglied kann damit genau einsehen, was im Verkaufsgespräch passiert ist und welche die nächsten Schritte sind, um einen Interessenten vom bloßen Lead zum Kunden zu machen.
Automatisierung des Sales Managements
Automatisierung im Verkaufsprozess hilft dabei, klickintensive Verwaltung aufzuräumen. Beispielsweise kann einer erledigten Aufgabe automatisch ein Status zugewiesen werden. So fallen Leads nicht einfach hinten runter, sondern automatisch in die nächste Phase und werden damit weiter bearbeitet. Durch die Darstellungsvarianten als Dashboard, als Liste oder als Zeitverlauf kann man auf einen Blick einsehen, wo in der Pipeline sich ein Lead gerade befindet. Ein Beispiel: Hat nach einer Anfrage ein Verkaufsgespräch stattgefunden, schiebt der Sales Manager den Lead von “Anfrage” auf “Erstgespräch”. Automatisch wird vom System eine Aufgabe erstellt “Callback in 2 Tagen”. Der Kunde wird somit in zwei Tagen reaktiviert und der Berater sieht genau, in welcher Phase sich der Lead gerade befindet.
Projektmanagement und CRM in Einem
Wohl einer der wichtigsten Faktoren im Sales Management ist das CRM - das Customer Relationship Management. Auch dieses kann über ClickUp abgebildet werden und spart damit erneut ein weiteres Tool ein. Über sogenannte benutzerdefinierte Felder können Informationen zu den Leads ganz einfach hinzugefügt werde. Bei einem Klick auf die Lead-Mappe hat man somit alle notwendigen Informationen über den Lead parat und muss sich nicht aufwendig durch Notizen suchen. Die integrierte Filterfunktion macht es noch einfacher, genau die Information zu finden, die gerade benötigt wird.
Unterschiedlichkeit der Anwendungsfälle von ClickUp
Die vier oben genannten Beispiele geben nur einen kleinen Ausschnitt davon preis, was ClickUp als Softwarelösung alles leisten kann. Von einem klassischen Projektmanagementtool kann hier kaum mehr gesprochen werden. Es gibt weitere zahllose Use Cases, wie die Nutzung im Produktmanagement, im Health Care Bereich oder als Teil einer Remote Work-Lösung. Die Ausführung würde für dieses Format zu weit gehen, es zeigt jedoch, dass es immer einzelfallabhängig ist und auf die individuellen Anforderungen ankommt.
Euer spezieller Use Case war bisher noch nicht dabei?
Lasst uns das ändern. Schreibt uns gerne und wir zeigen euch individuell, wie ihr mit der Software arbeiten könnt - und ergänzen den Beitrag um euren Anwendungsfall.
Individuelle Einrichtung durch spezialisierte Partneragentur
Alle bislang gezeigten Use Cases sind vor allem dann ideal für die Nutzer von ClickUp, wenn die Dashboards entsprechend eingerichtet sind und die individuellen Workflows ohne große Umwege unterstützt. Die Anwendungsfälle sind dabei so individuell wie die Nutzer selbst, weshalb es wichtig ist, bereits vor der Nutzung ein konkretes Nutzungs- und Zielkonzept zu erarbeiten und die Plattform daraufhin einzurichten.
An dieser Stelle kommen wir ins Spiel. Wir beraten unsere Kunden und Nutzer des Tools von Beginn an und begleiten sie auf ihrem Weg zur optimalen Plattformnutzung. Als spezialisierte ClickUp-Agentur mit viel Erfahrung wissen wir genau, bei welchem Anwendungsfall es worauf ankommt und können dadurch spezifisch auf die Anliegen unserer Kunden eingehen. So sorgen wir dafür, dass die Projektteams bestmöglich durch die Plattform unterstützt werden.